Cách sắp xếp hồ sơ trong kho lưu trữ

Hướng dẫn cách sắp xếp hồ sơ trong kho lưu trữ

Sắp xếp hồ sơ trong kho lưu trữ đúng cách không chỉ giúp bạn dễ dàng trong việc quản lý mà còn rút ngắn tối đa thời gian tìm kiếm khi cần sử dụng.

Để lưu trữ lượng hồ sơ “khổng lồ” đang là vấn đề gây đau đầu cho các doanh nghiệp lớn nhỏ hiện nay. Sắp xếp sao cho hợp lý, không bị thất lạc cũng như tìm kiếm nhanh chóng khi cần sử dụng? Trong bài viết này sẽ giúp bạn về cách lưu trữ hồ sơ hợp lý.

Cách sắp xếp hồ sơ trong kho lưu trữ

Cách sắp xếp hồ sơ trong kho lưu trữ

Nắm rõ thông tin tài liệu

Việc đầu tiên trước khi tiến hành sắp xếp tài liệu đó là bạn cần phải nắm chính xác thông tin, nội dung của các tài liệu bạn đang chuẩn bị sắp xếp. Ít nhất bạn cần nắm được những thông tin cơ bản như tên ghi chú, thời gian, tính chất, số lượng hồ sơ cần chuyển vào kho.

Nắm được đầy đủ thông tin sẽ giúp bạn có thể dễ dàng trong việc đưa ra giải pháp phân loại, sắp xếp phù hợp nhất.

Ví dụ như bạn có thể dựa vào thông tin để biết được nhóm hồ sơ đó loại nào hay được sử dụng, loại nào ít được sử dụng hơn để tiến hành sắp xếp. Tài liệu ít quan trọng sẽ được đặt ở nơi xa, khuất, khó lấy hơn là những tài liệu thường xuyên cần đến.

Thông tin tài liệu hồ sơ trong kho lưu trữ

Thông tin tài liệu hồ sơ trong kho lưu trữ

Sắp xếp hồ sơ hợp lý

Thường ở các doanh nghiệp hiện nay, kho lưu trữ sẽ được trang bị giá cố định, do đó trước tiên bạn cần sắp xếp sao cho có một lối đi để tiện lợi cho việc đi kiểm tra và lấy tài liệu.

Tiếp theo, chúng ta sẽ phân loại và tổng hợp thành từng nhóm rồi cho vào trong các hộp, nhớ là phải ghi chú đầy đủ thông tin ở phần bên ngoài hộp và hướng phần này ra ngoài để đơn giản trong việc tìm kiếm.

Sau khi đã tổng hợp và ghi chú xong, các hộp này sẽ được mang sắp xếp lên kệ theo một quy tắc nhất định. Quy tắc này có thể là sắp xếp theo ngày tháng, tên, số thứ tự hay bất kỳ quy tắc nào mà bạn cảm thấy dễ nhớ và dễ tìm kiếm khi cần thiết là được.

Các bài viết bạn nên tham khảo:

Ngoài ra, bạn cũng có thể tiến hành lập danh mục cho các nhóm tài liệu sau khi đã sắp xếp xong. Việc này sẽ giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian trong việc thao tác xuất và nhập thêm hồ sơ vào trong kho cũng như tìm được vị trí chính xác chỉ qua một cái click chuột.

Sắp xếp hồ sơ trong kho lưu trữ

Sắp xếp hồ sơ trong kho lưu trữ

Bên trên là một vài gợi ý cho cách sắp xếp hồ sơ lưu trữ trong kho cho bạn tham khảo. Mong rằng sẽ phần nào giúp bạn dễ dàng hơn trong việc quản lý và bảo quản hồ sơ.

Một phương pháp nữa có thể giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian, công sức và chi phí đó là bạn có thể tham khảo thêm các dịch vụ lưu hồ sơ hiện nay đang được nhiều doanh tin tưởng lựa chọn. Vừa nhanh chóng lại vừa an toàn, bảo mật.

Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ giải đáp bất kỳ thắc mắc nào của bạn về dịch vụ lưu hồ sơ quận 7 tphcm và cả nước.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

  • Địa chỉ: B6 Khu Biệt Thự, Thanh Đa, Phường 27, Bình Thạnh, Hồ Chí Minh 700000, Việt Nam
  • Điện thoại: 0286 258 9547 – 0286 258 9548
  • Email: Hotro_khohoso@vinamoves.com

Tác giả: Hoàng Nam

Nguồn: https://www.luuhoso.com/

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *