|
TÊN CQ, TC CẤP TRÊN (1)
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)
–––––––––
Số: /...(3)...-...(4)...
V/v …...…(6)………..
|
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
–––––––––––––––––––––––––––
......... (5) ......., ngày tháng năm 20...
|
|
Kính gửi:
|
- ……………………….......…....................................................………;
- ……………………….......…...................................................………;
- …………………………..........................................................……….
|
................................................................................. (7) ...................................................................
.........................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................./.
|
Nơi nhận:
- Như trên;
- ................;
- Lưu: VT, ...(9).
|
TÊN CƠ QUAN TỔ CHỨC(8a)
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (8b)
(Chữ ký, dấu)
Nguyễn Văn A
|
Ghi chú soạn thảo văn bản:
(1) Tên cơ quan, tổ chức cấp trên: Ghi bằng chữ in Hoa cỡ chữ 11; kiểu chữ đứng,.
(2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn: Ghi bằng chữ in Hoa cỡ chữ 11; kiểu chữ đứng, đậm. Phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
(3) Chữ viết tắt công văn: “CV”;(4) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn: Ghi bằng chữ in thường; cỡ chữ 12; kiểu chứ đứng.
Từ “số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12, kiểu chữ đứng; sau từ “số” có dấu hai chấm; giữa số, năm ban hành và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/); giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối không cách chữ (-)
(5) Địa danh: Loại chữ in thường; cỡ chữ 12; Kiểu chữ nghiêng. Sau địa danh có dấu phẩy.
(6) Trích yếu nội dung công văn: Loại chữ in thường; cỡ chữ 11; kiểu chữ đứng. Trình bày sau chữ viết tắt “V/v”
(7) Nội dung công văn soạn thảo: Loại chữ in thường; cỡ chữ 12; kiểu chữ đứng.
Khi trình bày xuống dòng, chữ đầu dòng có thể lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên.
(8a) Tên cơ quan, tổ chức: Loại chữ in Hoa; cỡ chữ 11; kiểu chứ đứng.
(8b) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
Các chữ viết tắt “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” hoặc “Q.” (quyền), quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12, kiểu chữ đứng, đậm.
Họ tên của người ký văn bản và học hàm, học vị (nếu có) được trình bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm.
(9) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần): Loại chữ in thường; cỡ chữ 10; kiểu chữ đứng.
Các nội dung hình thức khác trong công văn:
- Quốc Hiệu:
+ Dòng trên trình bày bằng loại chữ in Hoa; cỡ chữ 11; kiểu chứ đứng,đậm (CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM)
+ Dòng dưới trình bày vằng chữ in thường; cỡ chữ 12; kiểu chữ đứng, đậm (Độc lập - Tự do - Hạnh phúc). Chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch ngang nhỏ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.
- Từ “kính gửi” và tên cơ quan tổ chức cá nhân: Từ “Kinh gửi” trình bày bằng loại chữ in thường;cỡ chữ 12; kiểu chữ nghiêng, đậm. Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân trình bày bằng loại chữ in thường;cỡ chữ 12; kiểu chữ đứng, đậm.
Sau từ “kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm.
+ Gửi một nơi: Kính gửi: Công ty TNHH tư vấn ASIMIC
+ Gửi nhiều nơi:
|
Kính gửi:
|
- Công ty TNHH tư vấn ASIMIC;
- Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội;
- Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hồ Chí Minh.
|
- Từ “Nơi nhận”: Được trình bày trên một dòng riêng, sau đó có dấu hai chấm. Cum từ được trình bày bằng loại chữ in thường; cỡ chữ 12; kiểu chữ nghiêng, đậm.
Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 10, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang, cuối dòng có dấu chấm phẩy; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “lưu” sau đó có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (văn thư cơ quan, tổ chức), chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong những trường hợp cần thiết) được đặt trong ngoặc đơn, cuối cùng là dấu chấm.
Lưu ý khi soạn thảo văn bản công văn hành chính:
- Font chữ soạn thảo văn bản là Times New Roman, cỡ chữ 12.
Khi soạn thảo văn bản bằng font chữ Vntime có thể chuyển đổi tương tự Times New Roman, cỡ chữ 12 tương ứng với Vntime, cõ chữ 14.
- Để đảm bảo công văn soạn thảo có tính thẩm mỹ của công văn, sau khi soạn bằng Word bạn hãy sử dụng phần mềm chuyển sang file PDP. Văn bản soạn thảo sau khi được chuyển sẽ mang tính thẩm mỹ cao hơn.
- Bài viết trên có tính tham khảo dựa trên quy chuẩn soạn thảo văn bản hành chính nhà nước và thực tiễn sử dụng tại các doanh nghiệp.
Bản mẫu văn bản soạn thảo công văn (Download).
Chúc bạn soạn thảo văn bản thành công!
Trở lại
Bản in
Lưu tin
Về đầu trang
